A SECRETARIA
ESCOLAR:
ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
O Secretário Escolar é um dos elementos a quem a Diretoria delega poderes. Sua posição é tão importante que um dos requisitos para a autorização de funcionamento de uma escola é a existência de um secretário.
A Secretaria Escolar é encarregada da execução de todos os procedimentos pertinentes articulados com a legislação de ensino e escrituração escolar ficando sob a responsabilidade do Secretário .
Como o papel do secretário de escola confunde-se com o de um administrador, sua influência é vital para o sucesso da experiência escolar. Escolas funcionam melhor ou pior, são mais ou menos organizadas e capazes de atender às necessidades de suas comunidades interna e externa, dependendo, em boa medida, de seus secretários.
Como um administrador, o Secretário deve estar capacitado para:
organizar racionalmente o trabalho, responsabilizando-se pelo pleno funcionamento da Secretaria;
Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares;
simplificar processos e métodos de trabalho, mantendo em dia a escrituração, arquivos, fichários, correspondência escolar e o resultado das avaliações dos alunos;
Manter atualizados a arquivo de Legislação e os documentos da escola, inclusive dos ex-alunos;
planejar e dirigir, avaliar e controlar as atividades da Secretaria em consonância com a Diretoria da escola.
Dentro dos procedimentos citados, a secretaria é responsável pela documentação e escrituração escolar bem como fornecimento dos seguintes documentos:
1- Declaração Escolar
2- Histórico
3- Certificado de Conclusão
4- Diploma
5- Transferência
6- Matrícula
7- Reclassificação
8- Adaptação
9- Dependência
Atualmente, as escolas começam a ser dotadas de computadores para
fins pedagógicos e administrativos. As atividades da Secretaria são
particularmente beneficiadas pelo computador, por se tratarem freqüentemente do
registro de informações, passível de ser digitados em programas próprios. A
conveniência da digitação, do arquivamento em meio eletrônico, da impressão em
papel ou em disquete e do correio eletrônico (e-mail) simplificam as rotinas e
evitam os erros de transcrição. O preenchimento feito diretamente no
computador, através da digitação dos dados em programas adequados, que permitam
a verificação das informações fornecidas, torna o processo mais rápido e mais
seguro. Há também a vantagem do arquivamento, pois com uma maior facilidade de
acesso e redução de espaço, torna-se desnecessários os arquivos tradicionais de
aço. Além disso, o trabalho de correção e edição dos textos e tabelas,
juntamente com sua impressão, tornar-se mais cômodo e mais rápido. Entretanto,
medidas de segurança devem ser tomadas para proteção dos arquivos, evitando o
acesso de estranhos e a contaminação por vírus, provenientes geralmente de
disquetes que tenham sido trabalhados em outros computadores.
O
Secretário Escolar é um dos elementos a quem a Diretoria delega poderes.
Sua posição é tão importante que um dos requisitos para a autorização de funcionamento de uma escola é a existência de um secretário.
Sua posição é tão importante que um dos requisitos para a autorização de funcionamento de uma escola é a existência de um secretário.
